Aproveitando o poder do SmartTE

Diante da escassez de mão de obra, da volatilidade económica e da crescente pressão para otimizar as operações, os líderes de armazéns e logística estão a ser forçados a repensar tudo. Para a APS Germany — fabricante comercial de equipamentos para hotelaria com vários armazéns na Alemanha e Espanha — a pressão não era hipotética. Estava a acontecer em tempo real.

Como muitos no setor, a APS estava a enfrentar uma tempestade perfeita: uma força de trabalho em declínio, sistemas pouco fiáveis e expectativas crescentes por parte de clientes e parceiros. Mas, em vez de aumentar o número de funcionários ou expandir a infraestrutura, a APS fez uma escolha estratégica. Eles transformaram as suas operações de dentro para fora — com o StayLinked.

O ponto de ruptura: quando os sistemas legados não conseguem acompanhar

Antes do StayLinked, a APS dependia de um conjunto de tecnologias desatualizadas para manter os seus armazéns em funcionamento. O seu software de emulação de terminal antigo tinha-se tornado um problema: complicado de gerir, lento para atualizar e propenso a erros. Cada dispositivo exigia configuração manual, o que sobrecarregava os recursos de TI. Qualquer tentativa de promover uma mudança em todo o sistema exigia horas de esforço e dias de atraso.

Mas o problema mais urgente não era a configuração. Era a conectividade.

A gestão de sessões da APS era baseada em proxy e, à medida que os trabalhadores se deslocavam de uma parte para outra das instalações — atravessando edifícios ou saindo para transferências —, as sessões eram interrompidas. Não foram pequenos contratempos. Cada sessão interrompida significava perdas de digitalizações, transações repetidas, reinserção de dados e um risco real de pedidos corrompidos. Com centenas desses incidentes a acontecerem todos os meses, os custos de tempo e mão de obra eram exorbitantes.

Nos bastidores, as coisas não estavam muito melhores. O processo da empresa para documentação de comprovação de condição era em grande parte manual e ineficaz. A iluminação deficiente em determinadas zonas dificultava a captura precisa de fotos, e a falta de integração com o sistema ERP tornava quase impossível recuperar a documentação quando surgiam disputas com os clientes. As disputas prolongaram-se. As reclamações acumularam-se. E milhares de euros foram perdidos devido a mal-entendidos que poderiam ter sido evitados.

Uma força de trabalho sem uma linguagem comum

À medida que esses desafios técnicos e de processo aumentavam, a APS enfrentou um novo tipo de pressão: a escassez de mão de obra. Num mercado de trabalho competitivo, a APS ampliou o seu alcance de recrutamento para incluir trabalhadores qualificados da Polónia, Espanha e toda a Europa Oriental. Embora esses trabalhadores trouxessem uma experiência valiosa, muitos não falavam alemão ou inglês fluentemente. Os tempos de treino aumentaram exponencialmente. Os mal-entendidos diminuíram a produtividade. E apesar de ter funcionários dedicados, a APS viu-se num impasse, incapaz de explorar todo o seu potencial.

Não se tratava apenas de uma questão relacionada com a força de trabalho. Era um limite operacional. A empresa não poderia crescer sem resolver a desconexão entre as pessoas e a tecnologia.

A transformação: StayLinked SmartTE e Evolve

A grande mudança da APS aconteceu quando eles fizeram uma parceria com a Scheffer & Hille, um fornecedor de TI de confiança com grande experiência em sistemas de armazéns. Scheffer & Hille recomendou o StayLinked — especificamente, o StayLinked SmartTE e o StayLinked Evolve — como uma plataforma preparada para o futuro que poderia resolver rapidamente os desafios da APS, sem exigir alterações dispendiosas na infraestrutura.

A primeira mudança que a APS notou foi a conectividade — ou melhor, o desaparecimento completo dos problemas de conectividade. A plataforma SmartTE da StayLinked garantiu 100% de persistência da sessão. Os trabalhadores podiam circular livremente pelos edifícios, docas e zonas de entrega sem nunca perderem o seu lugar. Sem novas digitalizações. Sem perda de dados. Sem tempo de inatividade. Com essa única melhoria, a APS recuperou mais de 300 horas de trabalho por mês — horas que antes eram gastas refazendo trabalhos causados por dispositivos desconectados.

Em seguida, veio a melhoria nos processos de comprovação de condição. Com o StayLinked Evolve, a APS implementou uma solução móvel de captura de imagens que funcionava mesmo em ambientes com pouca luz. Cada foto foi marcada com a data e hora, nomeada com o número de ordem correspondente e automaticamente integrada ao sistema ERP. O que antes era um processo trabalhoso e propenso a erros agora era automático, preciso e pronto para auditoria. O impacto foi imediato: menos disputas com clientes, tempos de resolução mais rápidos e mais de € 50.000 em economias anuais com reclamações evitadas.

Mas talvez o resultado mais transformador tenha vindo da forma como o StayLinked capacitou a força de trabalho multilingue da APS.

Com a localização de idiomas na tela do SmartTE, os funcionários podiam receber instruções instantaneamente em seu idioma nativo — sem guias impressos, sem instrutores dedicados, sem atrasos. Alguns até usaram a exibição em dois idiomas da plataforma para começar a aprender alemão enquanto trabalhavam. O tempo de formação diminuiu mais de 50%. Os erros diminuíram. A satisfação dos funcionários aumentou. De repente, a APS deixou de estar limitada por quem podia contratar — passou a ter as ferramentas necessárias para tornar qualquer membro da equipa produtivo desde o primeiro dia.

Implementação rápida. Retorno imediato do investimento. Zero Disruption.

Apesar da profundidade da transformação, a APS não precisou de meses de planeamento ou de uma grande reformulação de TI. A migração completa para o StayLinked foi concluída em questão de horas. As suas operações não perderam o ritmo. A configuração do dispositivo, que antes era uma tarefa demorada, agora era feita a partir de uma única interface centralizada. As atualizações do sistema já não exigem trabalho manual com dezenas de dispositivos. A equipa de TI recuperou um tempo valioso e a organização como um todo tornou-se mais ágil, eficiente e resiliente.

No total, a APS estimou uma economia anual de mais de US$ 158.000 entre mão de obra recuperada, redução de disputas e integração simplificada. E tudo isso foi alcançado sem contratar um único novo funcionário. A força de trabalho permaneceu a mesma, mas o que eles podiam realizar mudou drasticamente.

Resiliência em tempos de incerteza

Num mundo em que as cadeias de abastecimento ainda estão a ajustar-se aos efeitos colaterais de uma pandemia, onde a incerteza política e económica ameaça a estabilidade e onde a contratação de mão de obra qualificada se torna mais difícil a cada semana, a APS encontrou uma maneira de superar as dificuldades. Eles não aumentaram a sua força de trabalho — eles a capacitaram. Eles não adicionaram complexidade — eles a removeram.

Com o StayLinked, a APS transformou conectividade em continuidade, complexidade em simplicidade e incerteza em oportunidade.