Sfruttare la potenza di SmartTE

Di fronte alla carenza di manodopera, alla volatilità economica e alla crescente pressione per ottimizzare le operazioni, i responsabili dei magazzini e della logistica sono costretti a ripensare tutto. Per APS Germany, un produttore di attrezzature per il settore alberghiero con diversi magazzini in Germania e Spagna, la pressione non era ipotetica. Stava accadendo in tempo reale.

Come molti altri operatori del settore, APS stava affrontando una tempesta perfetta: forza lavoro in calo, sistemi inaffidabili e aspettative crescenti da parte di clienti e partner. Ma invece di aumentare il personale o ampliare le infrastrutture, APS ha fatto una scelta strategica. Hanno trasformato le loro operazioni dall'interno verso l'esterno, con StayLinked.

Il punto di rottura: quando i sistemi legacy non riescono a stare al passo

Prima di StayLinked, APS si affidava a un insieme eterogeneo di tecnologie obsolete per garantire il funzionamento dei propri magazzini. Il loro software di emulazione terminale legacy era diventato un peso: complicato da gestire, lento da aggiornare e soggetto a errori. Ogni dispositivo richiedeva una configurazione manuale, il che metteva a dura prova le risorse IT. Qualsiasi tentativo di apportare una modifica a livello di sistema richiedeva ore di lavoro e giorni di ritardo.

Ma il problema più urgente non era la configurazione. Era la connettività.

La gestione delle sessioni di APS era basata su proxy e, quando i lavoratori si spostavano da una parte all'altra della struttura, passando da un edificio all'altro o uscendo all'esterno per i trasferimenti, le sessioni venivano interrotte. Non si trattava di piccoli intoppi. Ogni sessione interrotta comportava la perdita di scansioni, transazioni ripetute, reinserimento dei dati e un rischio reale di ordini danneggiati. Con centinaia di questi incidenti che si verificavano ogni mese, i costi in termini di tempo e manodopera erano sbalorditivi.

Dietro le quinte, le cose non andavano molto meglio. Il processo aziendale per la documentazione di verifica delle condizioni era in gran parte manuale e inefficace. La scarsa illuminazione in alcune zone rendeva difficile acquisire immagini accurate e la mancanza di integrazione con il loro sistema ERP rendeva quasi impossibile recuperare la documentazione in caso di controversie con i clienti. Le controversie si trascinavano. Le richieste di risarcimento si accumulavano. E migliaia di euro andarono persi a causa di incomprensioni evitabili.

Una forza lavoro senza una lingua comune

Con l'aumentare di queste sfide tecniche e di processo, APS dovette affrontare un nuovo tipo di pressione: la carenza di manodopera. In un mercato del lavoro competitivo, APS aveva ampliato il proprio raggio d'azione nel reclutamento per includere lavoratori qualificati provenienti dalla Polonia, dalla Spagna e da tutta l'Europa orientale. Sebbene questi lavoratori apportassero una preziosa esperienza, molti non parlavano correntemente il tedesco o l'inglese. I tempi di formazione sono aumentati vertiginosamente. I malintesi hanno rallentato la produttività. E nonostante avesse lavoratori volenterosi, APS si trovava bloccata, incapace di liberare il loro pieno potenziale.

Non si trattava solo di un problema di forza lavoro. Era un limite operativo. L'azienda non poteva crescere senza risolvere il divario tra persone e tecnologia.

La trasformazione: StayLinked SmartTE ed Evolve

La svolta per APS è arrivata quando ha stretto una partnership con Scheffer & Hille, un fornitore IT affidabile con una profonda esperienza nei sistemi di magazzino. Scheffer & Hille ha consigliato StayLinked, in particolare StayLinked SmartTE e StayLinked Evolve, come piattaforma pronta per il futuro in grado di risolvere rapidamente le sfide di APS senza richiedere costose modifiche all'infrastruttura.

Il primo cambiamento notato da APS è stato la connettività, o meglio, la completa scomparsa dei problemi di connettività. La piattaforma SmartTE di StayLinked ha garantito una persistenza della sessione del 100%. I lavoratori potevano muoversi liberamente tra edifici, banchine e zone di consegna senza mai perdere la loro posizione. Nessuna nuova scansione. Nessuna perdita di dati. Nessun tempo di inattività. Grazie a questo singolo miglioramento, APS ha recuperato oltre 300 ore di lavoro al mese, ore che in precedenza venivano impiegate per rifare il lavoro a causa di dispositivi scollegati.

Poi è arrivato il miglioramento dei processi di verifica delle condizioni. Con StayLinked Evolve, APS ha implementato una soluzione mobile per l'acquisizione di immagini che funzionava anche in condizioni di scarsa illuminazione. Ogni foto è stata contrassegnata con la data e l'ora, denominata utilizzando il numero d'ordine corrispondente e integrata automaticamente nel sistema ERP. Quello che prima era un processo laborioso e soggetto a errori era ora automatico, accurato e pronto per la revisione contabile. L'impatto è stato immediato: meno controversie con i clienti, tempi di risoluzione più rapidi e oltre 50.000 euro di risparmi annuali grazie alla riduzione dei reclami.

Ma forse il risultato più rivoluzionario è stato il modo in cui StayLinked ha potenziato la forza lavoro multilingue di APS.

Grazie alla localizzazione linguistica su schermo di SmartTE, i lavoratori potevano ricevere istruzioni istantaneamente nella loro lingua madre, senza bisogno di guide cartacee, formatori dedicati o ritardi. Alcuni hanno persino utilizzato la visualizzazione bilingue della piattaforma per iniziare a imparare il tedesco mentre lavoravano. Il tempo di formazione è diminuito di oltre il 50%. Gli errori sono diminuiti. La soddisfazione dei dipendenti è aumentata. Improvvisamente, APS non era più limitata dalle persone che poteva assumere: aveva gli strumenti per rendere produttivo chiunque facesse parte del team fin dal primo giorno.

Implementazione rapida. Ritorno sull'investimento immediato. Zero interruzioni.

Nonostante la profondità della trasformazione, APS non ha avuto bisogno di mesi di pianificazione o di una massiccia revisione IT. L'intera migrazione a StayLinked è stata completata in poche ore. Le loro operazioni non hanno perso un colpo. La configurazione dei dispositivi, che prima era un'operazione lunga e complessa, ora veniva gestita da un'unica interfaccia centralizzata. Gli aggiornamenti di sistema non richiedono più interventi manuali su decine di dispositivi. Il team IT ha recuperato tempo prezioso e l'organizzazione nel suo complesso è diventata più agile, più efficiente e più resiliente.

In totale, APS ha stimato un risparmio annuo di oltre 158.000 dollari grazie al recupero di manodopera, alla riduzione delle controversie e alla semplificazione dell'onboarding. E tutto questo è stato realizzato senza assumere un solo nuovo dipendente. La forza lavoro è rimasta la stessa, ma ciò che è stato possibile realizzare è cambiato radicalmente.

Resilienza in tempi incerti

In un mondo in cui le catene di approvvigionamento stanno ancora adeguandosi alle conseguenze di una pandemia, in cui l'incertezza politica ed economica minaccia la stabilità e in cui assumere manodopera qualificata diventa ogni settimana più difficile, APS ha trovato il modo di superare le difficoltà. Non hanno ampliato la loro forza lavoro, ma l'hanno potenziata. Non hanno aggiunto complessità, ma l'hanno eliminata.

Con StayLinked, APS ha trasformato la connettività in continuità, la complessità in semplicità e l'incertezza in opportunità.