Aprovechar el poder de SmartTE

Ante la escasez de mano de obra, la inestabilidad económica y la creciente presión para optimizar las operaciones, los responsables de almacenes y logística se ven obligados a replantearse todo. Para APS Germany, un fabricante de equipos comerciales para hostelería con múltiples almacenes en Alemania y España, la presión no era hipotética. Estaba sucediendo en tiempo real.

Al igual que muchos en el sector, APS se enfrentaba a una tormenta perfecta: una plantilla cada vez más reducida, sistemas poco fiables y expectativas crecientes por parte de clientes y socios. Pero en lugar de aumentar la plantilla o ampliar la infraestructura, APS tomó una decisión estratégica. Transformaron sus operaciones de arriba abajo con StayLinked.

El punto de ruptura: cuando los sistemas heredados no pueden seguir el ritmo

Antes de StayLinked, APS dependía de un conjunto heterogéneo de tecnologías obsoletas para mantener sus almacenes en funcionamiento. Su antiguo software de emulación de terminales se había convertido en un lastre: complicado de gestionar, lento de actualizar y propenso a errores. Cada dispositivo requería una configuración manual, lo que agotaba sus recursos informáticos. Cualquier intento de impulsar un cambio en todo el sistema requería horas de esfuerzo y días de retraso.

Pero el problema más acuciante no era la configuración. Era la conectividad.

La gestión de sesiones de APS se basaba en un proxy, y cuando los trabajadores se desplazaban de una parte a otra de las instalaciones, cruzando entre edificios o saliendo al exterior para realizar traslados, las sesiones se interrumpían. No se trataba de pequeños contratiempos. Cada sesión interrumpida significaba escaneos perdidos, transacciones repetidas, datos reintroducidos y un riesgo real de pedidos dañados. Con cientos de incidentes de este tipo cada mes, el tiempo y los costes laborales eran abrumadores.

Entre bastidores, las cosas no iban mucho mejor. El proceso de la empresa para documentar la comprobación del estado era en gran medida manual e ineficaz. La mala iluminación en ciertas zonas dificultaba la captura precisa de fotografías, y la falta de integración con su sistema ERP hacía casi imposible recuperar la documentación cuando surgían disputas con los clientes. Las disputas se prolongaron. Las reclamaciones se acumularon. Y se perdieron miles de euros por malentendidos evitables.

Una plantilla sin un idioma común

A medida que aumentaban estos retos técnicos y de procesos, APS se enfrentó a un nuevo tipo de presión: la escasez de mano de obra. En un mercado laboral competitivo, APS había ampliado su alcance de contratación para incluir a trabajadores cualificados de Polonia, España y toda Europa del Este. Aunque estos trabajadores aportaban una valiosa experiencia, muchos no hablaban alemán ni inglés con fluidez. Los tiempos de entrenamiento se dispararon. Los malentendidos ralentizaron la productividad. Y a pesar de contar con trabajadores dispuestos, APS se encontró estancada, incapaz de liberar todo su potencial.

No se trataba solo de un problema de mano de obra. Era un techo operativo. La empresa no podía crecer sin resolver la desconexión entre las personas y la tecnología.

La transformación: StayLinked SmartTE y Evolve

El gran avance de APS se produjo cuando se asociaron con Scheffer & Hille, un proveedor de TI de confianza con una gran experiencia en sistemas de almacén. Scheffer & Hille recomendó StayLinked, concretamente StayLinked SmartTE y StayLinked Evolve, como una plataforma preparada para el futuro que podría resolver rápidamente los retos de APS sin necesidad de costosos cambios en la infraestructura.

El primer cambio que APS notó fue la conectividad, o más bien, la desaparición total de los problemas de conectividad. La plataforma SmartTE de StayLinked garantizó una persistencia de sesión del 100 %. Los trabajadores podían moverse libremente por los edificios, muelles y zonas de entrega sin perder nunca su lugar. No se volverán a escanear. Sin pérdida de datos. Sin tiempo de inactividad. Con esa única mejora, APS recuperó más de 300 horas de trabajo al mes, horas que antes se dedicaban a rehacer el trabajo debido a dispositivos desconectados.

Luego vino la mejora de los procesos de comprobación del estado. Con StayLinked Evolve, APS implementó una solución móvil de captura de imágenes que funcionaba incluso en entornos con poca luz. Cada foto se marcó con la fecha y la hora, se nombró con el número de pedido correspondiente y se integró automáticamente en su sistema ERP. Lo que antes era un proceso laborioso y propenso a errores, ahora era automático, preciso y listo para ser auditado. El impacto fue inmediato: menos disputas con los clientes, tiempos de resolución más rápidos y más de 50 000 € en ahorros anuales por reclamaciones evitadas.

Pero quizás el resultado más transformador provino de cómo StayLinked empoderó a la fuerza laboral multilingüe de APS.

Con la localización de idiomas en pantalla de SmartTE, los trabajadores podían recibir instrucciones al instante en su idioma nativo, sin guías impresas, sin formadores dedicados y sin retrasos. Algunos incluso utilizaron la pantalla bilingüe de la plataforma para empezar a aprender alemán mientras trabajaban. El tiempo de formación se redujo en más de un 50 %. Los errores disminuyeron. La satisfacción de los empleados aumentó. De repente, APS ya no tenía limitaciones a la hora de contratar personal, ya que disponía de las herramientas necesarias para que cualquier miembro del equipo fuera productivo desde el primer día.

Rápida implementación. Retorno de la inversión inmediato. Sin interrupciones.

A pesar de la profundidad de la transformación, APS no necesitó meses de planificación ni una revisión masiva de TI. La migración completa a StayLinked se completó en cuestión de horas. Sus operaciones no se vieron afectadas en absoluto. La configuración de los dispositivos, que antes era una tarea laboriosa, ahora se gestionaba desde una única interfaz centralizada. Las actualizaciones del sistema ya no requieren trabajar manualmente con docenas de dispositivos. El equipo de TI recuperó un tiempo valioso y la organización en su conjunto se volvió más ágil, más eficiente y más resistente.

En total, APS estimó que ahorró más de 158 000 dólares anuales entre mano de obra recuperada, disputas reducidas y optimización de la incorporación. Y todo esto se logró sin contratar a un solo empleado nuevo. La plantilla se mantuvo igual, pero lo que podían lograr cambió drásticamente.

Resiliencia en tiempos de incertidumbre

En un mundo en el que las cadenas de suministro aún se están ajustando a las secuelas de una pandemia, en el que la incertidumbre política y económica amenaza la estabilidad y en el que cada semana es más difícil contratar mano de obra cualificada, APS encontró la manera de salir adelante. No ampliaron su plantilla, sino que la potenciaron. No añadieron complejidad, sino que la eliminaron.

Con StayLinked, APS convirtió la conectividad en continuidad, la complejidad en simplicidad y la incertidumbre en oportunidad.