Den Arbeitskräftemangel mit Technologie statt mit Personalbestand bekämpfen

Die Leistungsfähigkeit von SmartTE nutzen

Angesichts von Arbeitskräftemangel, wirtschaftlicher Volatilität und wachsendem Druck zur Optimierung der Betriebsabläufe sind Führungskräfte im Lager- und Logistikbereich gezwungen, alles zu überdenken. Für APS Germany – einen Hersteller von gewerblichen Gastronomieausstattungen mit mehreren Lagerstandorten in Deutschland und Spanien – war der Druck nicht hypothetisch. Es geschah in Echtzeit.

Wie viele andere in der Branche befand sich auch APS in einer perfekten Sturmkonstellation: schrumpfende Belegschaft, unzuverlässige Systeme und steigende Erwartungen von Kunden und Partnern. Anstatt jedoch die Mitarbeiterzahl zu erhöhen oder die Infrastruktur auszubauen, traf APS eine strategische Entscheidung. Sie haben ihre Abläufe von Grund auf umgestaltet – mit StayLinked.

Der Wendepunkt: Wenn Altsysteme nicht mehr mithalten können

Vor StayLinked stützte sich APS auf eine Vielzahl veralteter Technologien, um den Betrieb seiner Lagerhäuser aufrechtzuerhalten. Ihre veraltete Terminalemulationssoftware war zu einer Belastung geworden – kompliziert in der Verwaltung, langsam bei Updates und fehleranfällig. Jedes Gerät musste manuell konfiguriert werden, was die IT-Ressourcen stark beanspruchte. Jeder Versuch, eine systemweite Änderung durchzuführen, erforderte stundenlangen Aufwand und führte zu tagelangen Verzögerungen.

Das drängendste Problem war jedoch nicht die Konfiguration. Es war die Konnektivität.

Das Sitzungsmanagement von APS basierte auf einem Proxy, und wenn Mitarbeiter von einem Teil der Einrichtung zum anderen wechselten – zwischen Gebäuden hin- und hergingen oder für Transfers nach draußen gingen –, brachen die Sitzungen ab. Das waren keine kleinen Probleme. Jede unterbrochene Sitzung bedeutete verlorene Scans, wiederholte Transaktionen, erneut eingegebene Daten und ein echtes Risiko für fehlerhafte Bestellungen. Da sich solche Vorfälle jeden Monat hunderte Male ereigneten, waren die Zeit- und Arbeitskosten enorm.

Hinter den Kulissen sah es nicht viel besser aus. Der Prozess des Unternehmens zur Dokumentation des Zustands war weitgehend manuell und ineffektiv. Die schlechte Beleuchtung in bestimmten Bereichen erschwerte die genaue Fotoaufnahme, und die fehlende Integration in das ERP-System machte es fast unmöglich, bei Kundenstreitigkeiten Unterlagen abzurufen. Die Streitigkeiten zogen sich hin. Die Forderungen häuften sich. Und Tausende von Euro gingen durch vermeidbare Missverständnisse verloren.

Eine Belegschaft ohne gemeinsame Sprache

Als diese technischen und prozessbezogenen Herausforderungen zunahmen, sah sich APS einer neuen Art von Druck ausgesetzt: dem Arbeitskräftemangel. Auf einem umkämpften Arbeitsmarkt hatte APS seine Rekrutierungsbemühungen ausgeweitet und bezog nun auch Fachkräfte aus Polen, Spanien und ganz Osteuropa mit ein. Diese Arbeitskräfte brachten zwar wertvolle Erfahrungen mit, aber viele sprachen weder Deutsch noch Englisch fließend. Die Trainingszeiten nahmen stark zu. Missverständnisse verlangsamten die Produktivität. Und obwohl APS über motivierte Mitarbeiter verfügte, befand sich das Unternehmen in einer Sackgasse – es war nicht in der Lage, das volle Potenzial seiner Mitarbeiter auszuschöpfen.

Dies war nicht nur ein Problem der Belegschaft. Es war eine operative Obergrenze. Das Unternehmen konnte nicht wachsen, ohne die Kluft zwischen Menschen und Technologie zu überwinden.

Die Transformation: StayLinked SmartTE und Evolve

Der Durchbruch gelang APS durch die Partnerschaft mit Scheffer & Hille, einem bewährten IT-Anbieter mit umfassender Expertise im Bereich Lagersysteme. Scheffer & Hille empfahl StayLinked – insbesondere StayLinked SmartTE und StayLinked Evolve – als zukunftsfähige Plattform, mit der sich die Herausforderungen von APS schnell und ohne kostspielige Infrastrukturänderungen lösen ließen.

Die erste Veränderung, die APS bemerkte, war die Konnektivität – oder besser gesagt, das vollständige Verschwinden von Konnektivitätsproblemen. Die SmartTE-Plattform von StayLinked gewährleistete eine 100-prozentige Sitzungsbeständigkeit. Die Arbeiter konnten sich frei zwischen Gebäuden, Docks und Lieferzonen bewegen, ohne jemals ihren Standort zu verlieren. Keine erneuten Scans. Kein Datenverlust. Keine Ausfallzeiten. Mit dieser einzigen Verbesserung konnte APS über 300 Arbeitsstunden pro Monat einsparen – Stunden, die zuvor für die Nachbearbeitung von Arbeiten aufgewendet wurden, die durch nicht verbundene Geräte verursacht wurden.

Dann kam die Verbesserung der Zustandsprüfungsprozesse. Mit StayLinked Evolve implementierte APS eine mobile Lösung zur Bilderfassung, die auch bei schlechten Lichtverhältnissen funktionierte. Jedes Foto wurde mit einem Zeitstempel versehen, mit der entsprechenden Auftragsnummer benannt und automatisch in das ERP-System integriert. Was einst ein arbeitsintensiver und fehleranfälliger Prozess war, war nun automatisch, präzise und revisionssicher. Die Auswirkungen waren unmittelbar spürbar: weniger Kundenstreitigkeiten, schnellere Lösungszeiten und jährliche Einsparungen von über 50.000 Euro durch vermiedene Schadensfälle.

Das vielleicht transformativste Ergebnis war jedoch, wie StayLinked die mehrsprachigen Mitarbeiter von APS befähigte.

Dank der Sprachlokalisierung auf dem Bildschirm von SmartTE konnten die Mitarbeiter Anweisungen sofort in ihrer Muttersprache erhalten – ohne gedruckte Anleitungen, ohne spezielle Trainer, ohne Verzögerungen. Einige nutzten sogar die zweisprachige Anzeige der Plattform, um während der Arbeit Deutsch zu lernen. Die Trainingszeit sank um mehr als 50 %. Fehler wurden reduziert. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg. Plötzlich war APS nicht mehr darauf beschränkt, wen sie einstellen konnten – sie hatten die Werkzeuge, um jeden im Team vom ersten Tag an produktiv zu machen.

Schnelle Implementierung. Sofortiger ROI. Keine Unterbrechung.

Trotz der Tiefe der Transformation benötigte APS weder monatelange Planung noch eine umfassende IT-Überarbeitung. Die gesamte Migration zu StayLinked wurde innerhalb weniger Stunden abgeschlossen. Ihre Operationen liefen ohne Unterbrechung weiter. Die Gerätekonfiguration, die früher eine zeitaufwändige Belastung darstellte, wurde nun über eine einzige zentralisierte Schnittstelle abgewickelt. Systemaktualisierungen erfordern keine manuellen Arbeiten an Dutzenden von Geräten mehr. Das IT-Team gewann wertvolle Zeit zurück, und das gesamte Unternehmen wurde agiler, effizienter und widerstandsfähiger.

Insgesamt schätzt APS, dass durch eingesparte Arbeitskosten, weniger Streitfälle und optimierte Einarbeitungsprozesse jährlich mehr als 158.000 US-Dollar eingespart werden konnten. Und all dies wurde erreicht, ohne einen einzigen neuen Mitarbeiter einzustellen. Die Belegschaft blieb unverändert – aber was sie leisten konnte, veränderte sich dramatisch.

Resilienz in unsicheren Zeiten

In einer Welt, in der sich die Lieferketten noch immer an die Nachwirkungen einer Pandemie anpassen, in der politische und wirtschaftliche Unsicherheit die Stabilität bedrohen und in der es von Woche zu Woche schwieriger wird, qualifizierte Arbeitskräfte einzustellen, hat APS einen Weg gefunden, sich zu behaupten. Sie haben ihre Belegschaft nicht vergrößert – sie haben sie gestärkt. Sie haben die Komplexität nicht erhöht, sondern reduziert.

Mit StayLinked hat APS Konnektivität in Kontinuität, Komplexität in Einfachheit und Unsicherheit in Chancen verwandelt.